En cumplimiento de la Constitución de la República del Ecuador y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), SOFTWARESYSTEM Consulting Group expide la presente Política de Protección de Datos Personales, con el objetivo de garantizar la integridad, disponibilidad, confidencialidad y seguridad de los datos personales de nuestros clientes, colaboradores y proveedores, conforme a los siguientes términos:
SOFTWARESYSTEM Consulting Group, con Ruc Nro. 17133066270001, ubicada en la calle Las Acacias, en la ciudad de Quito – Ecuador; representado Legalmente por el Ing. Gerardo Iván Cajamarca Méndez con correo electrónico contacto@softwaresystem-gc.com , quien actúa como responsable del tratamiento de datos personales.
SOFTWARESYSTEM Consulting Group realiza el tratamiento de datos personales de acuerdo con lo dispuesto en LOPDP y su reglamento; bajo el régimen de la presente política, y acorde a los principios establecidos en su artículo 10 que consagra los principios que toda empresa debe cumplir al tratar datos personales: juridicidad, lealtad, transparencia, finalidad, pertinencia, minimización, proporcionalidad, confidencialidad, calidad, exactitud, seguridad y responsabilidad proactiva y las bases legitimadoras del artículo 7 que establece los fundamentos legales que autorizan el tratamiento de datos personales; es decir, las razones válidas por las que una empresa puede recopilar y usar datos sin vulnerar los derechos del titular.
Esta política aplica a todos los datos personales tratados por SOFTWARESYSTEM Consulting Group para la ejecución de sus actividades y cubre a:
SOFTWARESYSTEM Consulting Group realizara a las siguientes operaciones, siempre dentro del marco de la finalidad establecida: recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, elaboración, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, utilización, posesión, distribución, comunicación; o, cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.
Todo el personal que acceda a datos personales en el ejercicio de sus funciones suscribirá un Acuerdo de Confidencialidad al momento de su incorporación, con vigencia indefinida incluso tras la terminación de la relación laboral o contractual.
Las categorías de datos tratados incluyen, según la finalidad: datos identificativos y de contacto, datos económicos y financieros, datos técnicos, datos sensibles aquellos que por su naturaleza especial merecen mayor protección, como datos de salud, biométricos, pasado judicial, entre otros, conforme al artículo 26 de la LOPDP, datos de geolocalización, y datos obtenidos en el contexto de servicios técnicos especializados.
Las finalidades del tratamiento de datos personales que efectúa SOFTWARESYSTEM Consulting Group, incluyen.
A.CLIENTE 1. Consultoría en Protección de Datos Personales y delegado de Protección de datos personales ExternoSOFTWARESYSTEM Consulting Group presta servicios de asesoría y cumplimiento de la LOPDP, actuando como delegado de Protección de Datos Externo para otras organizaciones. En este contexto:
Los datos de trabajadores y colaboradores de SOFTWARESYSTEM Consulting Group serán utilizados para:
La información sensible de los trabajadores datos de salud, biométricos, etc. será tratada de acuerdo con la LOPDP, procurando la disociación de información sensible cuando sea posible.
C.PROVEEDORES Y ALIADOS COMERCIALESLos datos personales serán conservados únicamente por el tiempo necesario para el cumplimiento de la finalidad que motivó su recopilación y hasta la prescripción de las acciones legales correspondientes. Una vez cumplido el plazo, SOFTWARESYSTEM Consulting Group procederá con la eliminación segura, bloqueo o anonimización de los datos personales, de modo que no puedan ser recuperados.
siendo en la actualidad el tiempo legal de conservación, el siguiente:
| Materia | Plazo de conservación |
|---|---|
| Datos contractuales y civiles acciones ordinarias, encargados del tratamiento | 10 + 1 = 11 años |
| Datos tributarios facturas, notas de venta, declaraciones | 7+1=8 años |
| Datos contables — libros de contabilidad y sus soportes | 6+1=7 años |
| Datos laborales — nómina, contratos, riesgos del trabajo, accidentes laborales | 10+1=11 años |
| Datos de peritajes y forense con mandato judicial | Hasta firmeza de la resolución judicial + 5 años |
| Informes de ethical hacking y auditoría técnica | Duración del contrato + 3 años |
| Datos de potenciales clientes sin contratación efectiva | 1 año desde el último contacto |
| Imágenes de videovigilancia | 30 días, salvo requerimiento legal o judicial |
| Currículos de aspirantes no seleccionados | 6 meses desde el cierre del proceso |
Nota:La adquisición de un nuevo producto o servicio por parte del mismo cliente extiende el tiempo de almacenamiento de los datos relacionados, por constituir una nueva transacción independiente.
En cumplimiento de los artículos 12 al 22 de la LOPDP que reconocen los derechos que toda persona tiene sobre sus propios datos personales y establecen la obligación de las empresas de garantizar su ejercicio, los titulares tienen los siguientes derechos:
Para el ejercicio de sus derechos el interesado o titular de los datos personales, podrá hacer llenar la solicitud, adjuntando los documentos que acrediten su comparecencia al correo electrónico: contacto@softwaresystem-gc.com.
En caso de que el titular de los datos personales necesite realizar alguna comunicación o ejercer sus derechos sobre el tratamiento de sus datos personales, podrá hacerlo a través del siguiente contacto:
| Datos de contacto de atención | Gerardo Cajamarca |
| Dependencia o área encargada de los asuntos de protección de datos | Protección de Datos |
| Dirección física | Las Acacias, cuidad de Quito-Ecuador |
| Dirección de correo electrónico | contacto@softwaresystem-gc.com |
SOFTWARESYSTEM-GC entiende el consentimiento no como un trámite formal, sino como una expresión genuina de la autonomía del titular sobre sus propios datos. Por ello, cuando el consentimiento constituye la base que legitima el tratamiento, este será siempre obtenido antes de cualquier recopilación de información, de forma completamente voluntaria y sin condicionamientos. El mecanismo utilizado es una casilla de verificación que se presenta desmarcada por defecto en los formularios correspondientes; únicamente el acto deliberado del titular de marcarla reflejará su aceptación libre e informada. Cada consentimiento quedará registrado en un repositorio auditable, de manera que SOFTWARESYSTEM Consulting Group pueda acreditar en todo momento, ante cualquier autoridad o tercero, que el tratamiento cuenta con respaldo válido.
El titular puede retirar su consentimiento en cualquier momento, de forma gratuita y sin necesidad de explicar sus razones, utilizando los canales indicados en la sección VIII de esta política. Este retiro no tendrá efectos retroactivos sobre el tratamiento ya realizado, ni interrumpirá las obligaciones contractuales que requieran del tratamiento de datos para su cumplimiento.
Es importante que el titular conozca que el consentimiento no es la única razón legal por la que SOFTWARESYSTEM Consulting Group puede tratar datos personales. La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, en su artículo 7, reconoce otras situaciones en que el tratamiento es completamente lícito sin que se requiera autorización expresa del titular. En el contexto específico de los servicios que SOFTWARESYSTEM Consulting Group presta, estas situaciones son especialmente relevantes:
Cuando SOFTWARESYSTEM Consulting Group actúa como perito informático o investigador forense dentro de un proceso judicial, el tratamiento de los datos encontrados en la evidencia digital se sustenta en el cumplimiento de una orden judicial, sin que sea posible ni necesario solicitar consentimiento a los titulares involucrados. Del mismo modo, cuando la empresa debe cumplir con obligaciones legales en materia tributaria, laboral o societaria, el tratamiento de los datos necesarios para ello es legítimo por mandato de la ley.
En la prestación de servicios como auditoría informática, ethical hacking o consultoría en protección de datos, el tratamiento se fundamenta en la ejecución del contrato suscrito con el cliente o en las medidas precontractuales previas a su firma, lo que constituye por sí solo una base legitimadora suficiente. Cuando en el desarrollo de estos servicios se acceda incidentalmente a datos de terceros, dicho acceso se ampara en el interés legítimo del cliente contratante, siempre que no prevalezcan los derechos fundamentales de los titulares afectados.
Finalmente, en situaciones excepcionales donde sea necesario actuar para proteger la vida, salud o integridad física de una persona, SOFTWARESYSTEM Consulting Group podrá tratar los datos estrictamente indispensables para atender dicha emergencia, con independencia de que exista o no consentimiento previo.
Sabemos que, al entregarnos sus datos personales, nuestros clientes, colaboradores y proveedores están depositando en nosotros una confianza que no tomamos a la ligera. Cuidar esa información es, para SOFTWARESYSTEM Consulting Group, tan importante como el servicio mismo que prestamos.
Esto no es una declaración vacía. Trabajamos todos los días en un entorno donde los riesgos digitales son reales y constantes, y precisamente por eso aplicamos puertas adentro los mismos criterios de seguridad que llevamos a nuestros clientes. Protegemos los datos desde cuatro ángulos: nos aseguramos de que la información viaje y se guarde de forma segura; controlamos quién puede acceder a qué, de modo que nadie tenga más acceso del que realmente necesita; cuidamos también los espacios físicos donde se maneja información; y respaldamos todo ello con acuerdos y compromisos legales que vinculan a cada persona que forma parte de nuestro equipo.
Hablando de equipo: cualquier persona que trabaje con nosotros, ya sea empleado fijo, consultor o colaborador puntual, firma un compromiso de confidencialidad desde el primer día. Y ese compromiso no termina cuando termina el contrato. Se mantiene vigente para siempre, porque la información a la que se tuvo acceso no deja de ser sensible por el hecho de que la relación laboral haya concluido. Esto cobra especial relevancia en servicios como informática forense o ethical hacking, donde nuestro personal puede encontrarse con datos personales de personas que ni siquiera son clientes directos nuestros.
Si alguna vez ocurriera un incidente que pusiera en riesgo datos personales, no esperaremos ni ocultaremos nada. Actuaremos de inmediato para contener el problema, proteger a las personas afectadas y notificar a la Autoridad de Protección de Datos Personales del Ecuador dentro de los plazos establecidos
La presente política será revisada con periodicidad, o con carácter extraordinario cuando se produzcan cambios normativos, resoluciones de la Autoridad de Protección de Datos Personales, o modificaciones sustanciales en los servicios o procesos de SOFTWARESYSTEM Consulting Group. Todas las actualizaciones serán publicadas en esta misma página web.